企業のDXを進めるとき、まず何から取り組めばよいのでしょうか。新しいシステムを導入する、これまで紙で行っていた業務をデジタル化するなど、さまざまな方法が考えられます。

しかし、業務によっては、大がかりなシステムの導入や、社員全員にPCを用意する必要はありません。普段から使い慣れているスマートフォンを活用するだけでも、仕事の進め方を改善できる場合があります。

例えば、外出の多い営業担当者や客先に常駐するエンジニア、複数の拠点を管理するマネージャーなど、PCを持っていても使う機会が限られる人は少なくありません。そうした人たちも日常的に行っているのが、出退勤の記録や勤務申請、管理者による承認といった勤怠管理です。

今回は、この身近な業務を例に、スマートフォンを使った業務改善について考えてみましょう。

PCとスマートフォンでは、得意とする仕事が異なります。

資料の作成や大量のデータ処理にはPCが適していますが、短い報告の入力や内容の確認、申請・承認といった操作なら、スマートフォンの方が便利な場面もあります。

例えば、客先での作業を終えたあとに、短い作業報告を社内システムに入力する場合を考えてみましょう。PCからしか入力できなければ、落ち着いて作業できる場所を探し、PCを取り出してネットワークに接続する必要があります。入力自体は短時間で終わるとしても、そのための準備に時間がかかってしまいます。

スマートフォンから同じ操作ができれば、場所や時間を選ばずに、その場で手軽に対応できます。

ここで注目したいのは、操作にかかる時間だけではありません。業務を行える環境が整うまでの準備時間も、改善できる余地があるということです。

こうした短時間の手続きが日々積み重なる業務では、スマートフォンの活用が効果を発揮する可能性があります。

スマートフォンを使った勤怠管理というと、出退勤の打刻を思い浮かべる方が多いのではないでしょうか。

しかし、会社の勤怠管理は打刻だけで完結するものではありません。勤務時間の修正や休暇の申請、管理者による確認・承認、月末の勤怠集計、給与計算システムへのデータ連携など、さまざまな業務がつながっています。

こうして見てみると、勤怠管理には従業員、管理者、総務・人事担当者と、それぞれ異なる立場の人が関わっていることが分かります。当然、必要な操作や作業する頻度も異なります。

例えば、従業員の打刻や勤務申請、管理者による個別の承認などは、日常的に発生する比較的短時間の操作です。こうした業務は、スマートフォンから行えると便利でしょう。

一方、月次の勤怠集計や勤怠の確定、給与計算システムとのデータ連携などは、多くの情報をまとめて扱うため、PCの方が適しています。

つまり、勤怠管理をシステム化するときには、打刻の方法だけでなく、誰が、いつ、どのような操作をするのかを、業務全体で考える必要があるのです。

すべてをスマホに置き換えるのではなく、それぞれの業務に適した端末を利用する。その中でも、スマートフォンの活用によって改善の余地が大きいのが、日々の申請・承認業務です。

管理者による承認業務については、負担の大きさを示す調査結果があります。株式会社TOKIUMが2026年1月に公表した、全国の管理職1,100人を対象とする調査では、70.7％が勤怠や経費などの承認業務に負担を感じており、そのうち勤怠の承認を負担として挙げた人は33.9％いました。また、承認依頼などで中断された後、元の作業に集中し直すまでの時間に５分以上かかると回答した管理職は66.9%に上っており、心理的なものと時間の両方に負担があることが伺えます。

さらに負担の原因として、承認業務が単に操作にかかる時間だけではないことも考えられます。

例えば、出張中の管理職に部下から勤務申請が届いたとします。メールで内容を確認できても、承認するにはPCが必要という場合、落ち着いてPCを開ける場所を探すか、事務所やホテルに戻るまで処理を待たなければなりません。

承認そのものには数分しかかからなくても、PCを使えるタイミングを待つことで、申請から承認までに数時間の空白が生まれるかもしれません。

スマートフォンから申請内容を確認し、そのまま承認できれば、こうした待ち時間を減らせます。申請した従業員が結果を早く確認できるだけでなく、総務・人事担当者にとっても、未承認の申請が残り続ける状況を減らすことにつながるでしょう。

ただし、手軽に承認できることと、適切に確認できることは別です。同じTOKIUMの調査では、82.3％の管理職が、申請内容を十分に精査せず形式的に承認した経験があると回答しています。

スマホで承認する場合も、必要な内容を確認したうえで判断することが前提です。重要なのは、承認を急がせることではなく、確認の質を保ちながら、PCを使える時間や場所を準備する必要を減らすことではないでしょうか。

こうしたスマートフォンによる業務改善を進める選択肢として、ドコモソリューションズが提供するクラウド型勤務管理ソリューション「follow」があります。

followでは、2026年10月の機能改善で、スマートフォンなどのWebブラウザから利用できる勤務管理機能が拡充されました。

これにより、従来からの打刻に加え、勤務申請や日次承認、休暇承認、打刻修正など、従業員と管理者の双方が行う手続きへの対応範囲が広がりました。

例えば、従業員はスマートフォンから勤務申請や打刻修正を行えるようになりました。打刻漏れや勤務時間の誤りに気づいたときも、PCを使える場所に移動することなく、その場で修正できます。

管理者にとっても、勤務実績の確認や日次承認、休暇承認をスマートフォンから行えることはメリットです。出張や外出の多い管理者でも、PCを開ける時間を待たずに申請内容を確認し、承認を進めやすくなります。

このほか、スマートフォンで打刻した際の位置情報を本人や承認者がマップ上で確認する機能や、作業内容を登録する機能も拡充されました。勤務時間だけでなく、どこで打刻したのか、どの作業にどれだけ時間を使ったのかといった情報も記録・確認できるようになります。

なお、利用できる機能は勤務方式や契約しているオプションなどによって異なります。詳しくはfollowのサービス案内をご確認ください。

このようにスマートフォンでできることが増えれば、日常的な申請・修正・承認をスマホで行い、勤務実績の集計や給与システムとの連携など、まとまった処理をPCで行うといった、業務に応じた使い分けがしやすくなります。

DXを進めるうえで重要なのは、新しい端末やシステムを導入することだけではありません。今まで当たり前だと思っていた仕事の進め方を見直し、デジタル技術によって改善できる部分を見つけることです。

勤怠管理も、スマートフォンで打刻できるだけでなく、申請や修正、承認まで行えるようになれば、従業員と管理者の双方にメリットが生まれます。

また、勤怠管理には日々の記録から集計、給与システムとの連携まで、異なる役割の人が関わっています。すべての業務を同じ端末で行うのではなく、それぞれに適した方法を選ぶことが、業務全体の効率化につながります。

followでは、こうした業務改善を支えるスマートフォン対応機能を拡充しています。自社の勤怠管理で、申請や承認にどのような手間がかかっているのか、一度見直してみてはいかがでしょうか。

身近な日常業務から改善していくことも、企業のDXを進めるための現実的な一歩になるはずです。クラウド型勤務管理ソリューション「follow」について詳しく知りたい場合は、ぜひお気軽にご相談ください。

• 株式会社TOKIUM「マネージャーに関する実態調査」（2026年1月22日公表）。調査期間：2025年12月25〜26日、対象：全国の管理職1,100人、インターネット調査。
  https://corp.tokium.jp/news/0tv8vyxa8/